Die interne Referenzdatenbank der IMTB dient als zentrales Instrument zur Erstellung, Pflege, Speicherung und Bereitstellung unserer Projekt- bzw. Unternehmensreferenzen und der Mitarbeiterreferenzen (Mitarbeiter-Profil) aller IMTB Gesellschaften. Die IMTB benötigt diese Referenzen regelmäßig, um Angebote für öffentliche Ausschreibungen zu erstellen.
In der IMTB-Referenzdatenbank werden neben den Projekten der IMTB auch Stammdaten (Vorname, Nachname, Vorname, Firmenkontakt wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Standort) der Mitarbeiter sowie Beraterprofile gespeichert. Hierbei handelt es sich um Informationen, die bisher dokumentenbasiert als Unternehmensreferenz und Mitarbeiterprofile in Alfresco verwaltet wurden.
Ein wesentlicher Teil der Daten (Projektinformationen) in der Referenzdatenbank stammt von der Unternehmensreferenz. Die Unternehmensreferenz dokumentiert die Projekte der IMTB einschließlich der beteiligten Mitarbeiter. Nutzer werden zentral durch die Fachadmins angelegt. Bei den hierfür verwendeten Daten handelt es sich um Bestandsdaten.
Daten aus der Referenzdatenbank können zu Zwecken der Angebotserstellung an Kunden herausgegeben werden. Hierbei handelt es sich um Referenzprojekte sowie die Profile geeigneter Berater. Eine Herausgabe personenbezogener Daten von Mitarbeitern, die nicht beratend tätig sind, erfolgt nicht. Ein weiteres Anwendungsfeld der Referenzdatenbank ist das IMTB-interne Wissensmanagement. Beispielsweise lassen sich innerhalb kürzester Zeit Informationen wie Kürzel, Standorte oder Aufgaben im Unternehmen zu allen Kollegen ermitteln. Darüber hinaus enthält die Referenzdatenbank Statistiken, wie die Anzahl an Mitarbeitern und die Anzahl erfasster Projekte. Weitere Informationen zur Referenzdatenbank können den FAQ entnommen werden.
Verantwortlicher:
IMTB Group GmbH, Schumannstraße 14b, 10117 Berlin.
Unser Datenschutzbeauftragte ist Herr Michael Fischer. Er ist per E-Mail unter Michael.Fischer@imtb.de erreichbar.
Bei der Angebotserstellung werden die folgenden Daten des Beraters aus der Referenzdatenbank herausgegeben: Name, Unternehmensbereich, Referenzprojekte, tabellarischer Lebenslauf, Kenntnisse, Zertifikate (sofern relevant) und geleistete Aufgaben in den jeweiligen Referenzprojekten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grund von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO des Verantwortlichen und ist weder unverhältnismäßig noch ist zu erwarten, dass die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten von Ihnen überwiegen. Die Notwenigkeit der Verarbeitung dient der Präsentation und Bewerbung bei Ausschreibungen. Die erhobenen Daten werden mindestens für die Dauer des Arbeitsverhältnisses in der Referenzdatenbank gespeichert. Angebote werden von Kunden in der Regel mindestens drei Jahre ab dem Tag der Zuschlagserteilung aufbewahrt.
Eine Übermittlung der genannten Daten erfolgt nur zu den oben genannten Zwecken. Deine Daten werden ausschließlich auf Grundlage der aufgeführten Rechtsgrundlagen an Dritte weitergegeben. Insbesondere werden deine Daten an folgende Stellen übermittelt:
Werden deine personenbezogenen Daten verarbeitet, so hast du das Recht, Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht dir ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS-GVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so kannst du die Löschung verlangen (Art.17 DS-GVO). Falls gesetzliche Aufbewahrungsrechte oder -pflichten bestehen, werden wir die entsprechenden Daten für eine weitere Verwendung sperren. Du kannst die Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 18 und 21 DS-GVO). Berichtigung unrichtiger Daten kannst du ganz einfach selbst über die Referenzdatenbank erledigen. Du hast das Recht, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzulegen, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt (Art. 77 DS-GVO).
Insofern deine personenbezogenen Daten auf Grund von berechtigten Interessen des Verantwortlichen erhoben wurden (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO), hast du das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Um von deinem Recht Gebrauch zu machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@imtb.de, eine entsprechende Legitimation führen wir im Anschluss durch. Ein Widerruf hat zufolge, das nicht alle geforderten Daten bereitgestellt werden können, die von potenziellen Kunden bei Ausschreibungen und Angeboten gefordert werden. Dies hat einen negativen Einfluss auf die Kundengewinnung und Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Bei Fragen zur Verarbeitung deiner Daten stehen wir dir gerne jederzeit zur Verfügung.
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